¿Qué es un sistema MRP? Explicación del software de planificación de recursos de fabricación

Un sistema MRP es el software central de planificación de la producción que las empresas manufactureras utilizan para gestionar, optimizar, programar y automatizar partes del proceso de producción. Originalmente, MRP significaba Planificación de Requerimientos de Material, lo que hoy se conoce como MRP I. En la planificación moderna de la producción, MRP significa Planificación de Recursos de Fabricación, conocida también como MRP II. En esta guía, aclaramos las diferencias entre ambos y ofrecemos información sobre las ventajas de los sistemas MRP modernos.

¿Qué es el MRP I?

MRP I hace referencia a la planificación de los requerimientos de material, un método de planificación de recursos y control de inventarios desarrollado y utilizado por primera vez a mediados del siglo XX.

Los primeros sistemas MRP implementados en la fabricación se utilizaban para extraer información de la demanda del cliente y de la lista de materiales de un producto final concreto que posteriormente se utilizaría para desarrollar un plan de compras y un programa de producción elemental.

Esta primera iteración del software de fabricación sólo necesitaba responder a dos preguntas básicas: ¿Qué productos se necesitan y en qué cantidad? Pero hay un montón de otras preguntas a las que los fabricantes tenían que dar respuesta.

En los años 60 y 70, el método se convirtió en un sistema informático integrado diseñado para mejorar la productividad de las empresas mediante el uso de ordenadores y tecnología de software.

Los avances en el método permitieron que el MRP tuviera en cuenta los niveles de inventario actuales, las listas de materiales y las previsiones de ventas para producir resultados como los programas de producción recomendados y los programas de compras recomendados.

En aquella época, las ventajas de utilizar el método MRP I se consideraban sustanciales. Ayudaba a los fabricantes a reducir los costes de inventario y a controlar los niveles de existencias, a conocer las necesidades de insumos y a organizar la planificación de la producción y las compras con mucha más información.

¿Qué es el MRP II?

Impulsado en 1983 por Oliver Wight, el MRP II o Manufacturing Resource Planning es una versión evolucionada del sistema MRP I original que tiene en cuenta aspectos adicionales como la previsión de la demanda, la programación maestra, la planificación de la capacidad, etc. El MRP II ofrece a los fabricantes la posibilidad de desarrollar programas detallados para la producción, con acceso a datos en tiempo real con el fin de coordinar recursos como la disponibilidad de la mano de obra, la entrega de materiales de los componentes, etc.

Utiliza entradas adicionales para ofrecer una información mejor, más precisa y sofisticada. Estos datos incluyen la planificación de la capacidad de despiece, la información sobre el progreso del trabajo, la programación de recursos, las reglas de agrupación, el procesamiento de pedidos de venta, la contabilidad de costes, etc.

Además de responder a preguntas como qué recursos se necesitan y en qué cantidad, gracias a la mayor información puesta a disposición del sistema, MRP II también añade la dimensión del tiempo, dando información sobre cuándo deben estar disponibles los recursos y cuándo se producirán los productos.

Además de las funcionalidades de MRP I, MRP II ayuda a planificar y tener una visión general de todos los recursos utilizados en la fabricación, simular procesos de fabricación, optimizar los puestos de trabajo y las rutas de producción, etc.

Estas mayores capacidades aportan una plétora de ventajas adicionales que permiten mejorar la eficiencia de toda la empresa, lo que convierte al MRP II en una pieza central para el buen funcionamiento de las empresas de fabricación.

Además, el MRP II tiene una doble vertiente, ya que puede utilizarse completamente por sí mismo o como parte central de un sistema integral de planificación de recursos empresariales (ERP). Por lo general, la adición de un CRM ampliado y un módulo de contabilidad convierte un sistema MRP en un sistema ERP.

¿Qué es un sistema MRP?

Un sistema de planificación de recursos de fabricación o sistema MRP es un software que recopila e integra aspectos cruciales del proceso de fabricación moderno en un único sistema. Incluye una serie de funciones que aglutinan la gestión de inventarios, el CRM, los aprovisionamientos, la programación y mucho más.

Todos los sistemas MRP tienen algunos objetivos comunes, como la gestion del inventario (evitando el exceso de existencias y los desabastecimientos) y la planificación de todas las actividades relacionadas con el proceso de fabricación, incluyendo el aprovisionamiento de materiales, la producción y la entrega de productos acabados. Las mejoras derivadas de un enfoque sistémico de la gestión de una empresa de fabricación se trasladarán a los clientes en forma de una mejor calidad de los productos y servicios, precios más equilibrados y entregas más precisas.

La mayoría de los sistemas MRP se basan en el software, aunque hay algunos casos en los que no es así, por ejemplo, algunos fabricantes más pequeños pueden seguir utilizando un lápiz y papel para planificar su planificación de la fabricación.

Un software MRP moderno se basa en la nube, lo que significa que el programa no requiere servidores locales ni un departamento de TI designado para mantener la infraestructura. Esto hace que la implementación y el uso de este tipo de software de fabricación sea asequible incluso para los pequeños fabricantes. Si hace 10 años la implementación de un sistema MRP podía costar hasta millones de dólares, hoy en día muchos proveedores de software venden sus sistemas como un servicio con una baja cuota de suscripción mensual.

Algunos sistemas MRP también son accesibles a través de dispositivos móviles, lo que facilita en gran medida que los trabajadores del taller informen de sus actividades y que los directivos vean lo que ocurre en la empresa en tiempo real.

¿Cómo funciona un sistema MRP?

Mientras que el MRP I utilizaba la lista de materiales y una previsión de ventas para elaborar un plan elemental de necesidades de material, un sistema MRP recibe entradas de una serie de fuentes adicionales.

El personal de toda la empresa aporta información para el funcionamiento eficaz del sistema MRP, incluido el personal de ventas, compras, inventario y producción. Estas aportaciones abarcan la lista de materiales, las hojas de ruta, los pedidos de los clientes, los registros de inventario, las previsiones de la demanda, los informes del taller, etc. y, gracias a ello, los resultados son mucho más amplios, sofisticados y precisos.

Tras recibir las entradas, el sistema MRP ofrece a su usuario las salidas: órdenes de compra, órdenes de trabajo, el plan de materiales e informes. Los sistemas MRP modernos realizan gran parte del procesamiento de forma automática, lo que significa que la información introducida en el sistema se refleja instantáneamente en los informes y las estadísticas.

El MRP trabaja bajo la premisa del control óptimo, calculando las salidas de datos -las condiciones previas iniciales, la dinámica, las restricciones y los objetivos- mediante fórmulas que producen los resultados más optimizados. Las variables de las fórmulas son los niveles de inventario, el tamaño de los pedidos, la demanda interna y los costes.

Una de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta al utilizar un sistema MRP es el concepto de «garbage in, garbage out» o GIGO. Esta regla de la informática y la ciencia de los datos sostiene que para obtener resultados de alta calidad de un sistema, es necesario alimentarlo con información de entrada precisa y de alta calidad. Si se introduce basura en el sistema, el sistema devolverá basura.

Implementación de un sistema MRP

Hay ciertos aspectos que deben abordarse al implementar un sistema MRP, pero como no hay dos empresas de fabricación exactamente iguales, es necesario un cierto nivel de enfoque personalizado en cada implementación.

En primer lugar, la empresa tiene que entender por qué es necesario el proceso: una comunicación clara y transparente entre todos los departamentos es imprescindible si se quiere garantizar una implementación eficaz y sin problemas.

A continuación, antes de iniciar realmente el proceso de implementación, hay que planificar todo de acuerdo con las capacidades y prioridades de la organización. Hay que establecer objetivos, indicadores clave de rendimiento e incentivos y asegurarse de que la productividad de la empresa no se vea tan afectada que acabe perdiendo clientes e ingresos.

La clave del éxito de la implementación son las personas que están al frente de la innovación. Eso significa reunir el equipo adecuado, formado por personas con las habilidades y atributos necesarios para organizar y comunicar el empleo del software.

Este equipo se encargará de probar el software, preparar el plan de implementación y supervisar el cumplimiento del plan. El director del proyecto encargado de la implementación debe tener esta tarea como prioridad número uno, por lo que nunca debe ser el director general de la empresa. Sin embargo, debe ser alguien con autoridad y una posición sólida en la jerarquía de producción.

Es cierto que muchas implementaciones de ERP/MRP fracasan. Las razones más comunes tienen su origen en el incumplimiento de los requisitos mencionados anteriormente. Por ejemplo, si la dirección no comunica e incluye a toda la empresa en los procesos, si no se entiende cómo será el proceso y qué pasos son necesarios para completar la implementación, si no se tienen en cuenta las particularidades de la organización, como la capacidad y la cultura, si la formación no es exhaustiva, etc.

¿Qué es un ERP de fabricación?

ERP (Enterprise Resource Planning) se refiere predominantemente a un software que se utiliza para la gestión integrada de todo el proceso empresarial, para racionalizar y estandarizar los procesos de negocio para que sean más eficaces.

Por lo tanto, podría decirse que el ERP es sobre todo una forma de software para la gestión empresarial. Un sistema ERP de fabricación contiene funciones de gestión de la producción y de elaboración de informes, permite a las empresas de fabricación hacer un seguimiento de los principales procesos empresariales y tomar mejores decisiones de gestión, además de lograr un mejor funcionamiento dentro de la empresa.

Los aspectos clave de un sistema ERP incluyen la gestión de pedidos, que tiene en cuenta cuántos aspectos dispares hay en un pedido individual y organiza la colocación de los pedidos de acuerdo con todo el proceso de fabricación, teniendo en cuenta la cantidad del pedido, los detalles del inventario de existencias, los distintos canales de distribución y los asuntos contables, entre otras cosas.

Además, los sistemas ERP incluyen recursos de gestión financiera integrados, lo que permite a las empresas de fabricación integrar sus ventas, sus finanzas generales, etc. Por ejemplo, un módulo de contabilidad ERP permite a una empresa acceder a todas sus finanzas en un solo lugar, y posteriormente realizar cambios con facilidad.

Además, los sistemas ERP también pueden mejorar la eficacia y la eficiencia de una empresa de fabricación a través de la estandarización de los datos de recursos humanos, lo que permite a los propietarios de las empresas y a los empleados utilizar interfaces de autoservicio que les ayudan a gestionar los datos personales, hacer un seguimiento de los costes, permitir el seguimiento del tiempo, y mucho más.

Por último, los mejores sistemas ERP para la fabricación permiten a las empresas gestionar varios tipos de fabricación, controlar y gestionar el flujo de información de los clientes y comunicarse regularmente con ellos mediante el uso de sistemas de CRM (gestión de las relaciones con los clientes) muy eficaces. Además, ayudan a las empresas a lograr la estandarización dentro de sus procesos de fabricación, facilitan el análisis y el seguimiento de las compras de una manera organizada y racionalizada, y proporcionan apoyo a los procesos a través de la presentación de informes, la planificación y la programación, lo que permite a las empresas ahorrar un tiempo valioso y aumentar la productividad general en sus operaciones diarias.